En nuestra experiencia, la mayoría de los trámites de cobranza se retrasan por una sencilla razón que es muy fácil de solucionar:
Los clientes no nos comparten la información necesaria.
Cuando se tiene que hacer el alta como proveedor médico o actualizar información con el seguro, tenemos que enviar varios documentos que normalmente incluyen:
- Carta de autorización o tabulación
- Estado de cuenta reciente
- Identificación oficial
- Formatos de los seguros firmados
- Entre otros
Aunque hay muchos que son muy puntuales y organizados para compartir todo, hay otros casos en los que tardan semanas en compartirnos la información o que la comparten de mala calidad. Por ejemplo, nos comparten fotos de los documentos en lugar de los documentos escaneados, haciendo que los seguros rechacen los documentos. Los seguros son muy especiales y tienen cero ganas de pagar rápido, entonces buscan cualquier excusa para rechazar trámites y solamente para notificar el rechazo pueden tardar 30 días o más.
¿Qué puedes hacer al respecto?
- Recomiendo que tengas en un drive la información básica organizada y escaneada en buena calidad. Por ejemplo: identificación oficial vigente, cédulas, etc.
- Tanto por contabilidad como por cobranza, es importante tener un respaldo mensual del estado de cuenta PDF de la cuenta que usas para tu consulta privada. También recomiendo que lo tengas en un drive.
- Descarga una aplicación para «escanear» con el celular. En lo personal me gusta Adobe Scan, pero hay muchas otras. Usa es aplicación para «escanear» las cartas de autorización que tengas en físico. Esto no es porque la persona de cobranza sea muy especial, es un requisito de los seguros que cuentes con ese documento en PDF o escaneado, completo, legible y con las 4 esquinas visibles. Si no se cuenta con ese documento en buena calidad, hay que pedirlo nuevamente al seguro y esto puede quedar en el mismo día o en semanas, dependiendo del hospital y del seguro.
- Lleva un registro de todos los trámites. Si notas que un trámite se está rechazando más de lo normal, es probable que esté rechazado y no te hayas dado cuenta.
Foto de mala calidad
Si ingresas un trámite con una foto así, será rechazado por la aseguradora.
Escaneo de mejor calidad
Esta es la misma tabulación "escaneada" con una aplicación del celular. Esta si será aceptada por el seguro al ingresar el trámite.
Ahora que ya sabes cuál es la principal causa de rechazo, puedes tomar medidas para agilizar tu cobranza y evitar perder trámites más adelante.
