Glosario de contabilidad para médicos

Es el canal de comunicación oficial del SAT. Para usarlo, necesitas dar de alta medios de contacto (correo electrónico y celular).

Cuando hay información relevante en tu buzón, te llega un mensaje a tus medios de contacto comentándote que entres al buzón tributario.  Puedes configurar y revisar tu buzón aquí: Buzón Tributario

Es obligatorio tener por lo menos un correo electrónico y un teléfono registrado. En muchas ocasiones, el contador agrega sus medios de contacto para estar al pendiente de las notificaciones del SAT. 

También lo vas a escuchar como «sellos digitales» o «sellos de facturación».

Es un tipo de archivo similar a la firma electrónica que se compone por:

• Archivo .cer
• Archivo .key
• Contraseña

Se utiliza exclusivamente para facturar y se genera en línea de manera gratuita usando la firma electrónica. Usualmente se carga en los sistemas de facturación para que se puedan emitir la facturas.

Un complemento de pago es un tipo de comprobante fiscal que nos ayuda a notificar que recibimos un ingreso. Usualmente, lo vemos en este escenario:

• Cuando vas a cobrar honorarios con una aseguradora (por ejemplo, con GNP), te piden que emitas la factura de tus honorarios, pero aún no te depositan el dinero.
• Esta factura se emite como «pendiente de cobrar», usando:
  • Método de pago: PPD – Pago en parcialidades o diferido
  • Forma de pago: 99 – Por definir
• Una vez que recibimos el dinero, necesitamos notificar al SAT que esa factura que estaba pendiente de cobrar ahora ya la cobramos y, por lo tanto, es momento de pagar impuestos de ese ingreso. Esto lo hacemos emitiendo un complemento de pago ligado a la factura anterior. En este complemento colocamos:
  • Fecha de pago
  • Monto del pago
  • Forma de pago (transferencia, efectivo, etc.)

El caso más común es cuando un médico especialista trabaja con aseguradoras, pero también puede existir con otro tipo de empresas o clientes que primero soliciten la factura y luego realicen el pago de la misma.

También la vas a conocer como «constancia fiscal».

Es un documento emitido por el SAT donde viene tu información fiscal:

• RFC
• Razón social
• Domicilio fiscal
• Regímenes fiscales
• Obligaciones

Lo puedes descargar aquí.

Te lo van a solicitar cuando abres cuentas de banco, te contratan en algún trabajo, solicitas facturas de gastos, entre otros escenarios.

Es un término que se usaba anteriormente para definir que cuenta bancaria usabas para tu consultorio y qué cuenta bancaria usabas para lo personal.

Actualmente, no hay distinción para el SAT entre cuentas, ya que todas las cuentas están ligadas a tu RFC y CURP.

No existe el término cuenta fiscal, pero lo puedes seguir escuchando para referirse a la cuenta del consultorio. Sigue siendo recomendable que no se mezclen las cuentas bancarias, pero es principalmente por organización y finanzas personales. Para el SAT, tu ingreso debe de pagar impuestos, independientemente de si lo recibiste en la cuenta «fiscal» o personal.

Cuando solicitas una factura te van a pedir tus datos fiscales, los cuales incluyen:

• Razón social 
• RFC
• Código postal de tu domicilio fiscal 
• Régimen fiscal 
• Uso de CFDI 
• Correo electrónico

Puedes revisar más información de estos términos en el glosario.

Una declaración de impuestos ante el SAT es un reporte donde detallas tus ingresos, gastos, retenciones y demás información relevante para hacer el cálculo de impuestos.

El tipo de declaración y la periodicidad de la misma varía dependiendo de tu ingreso y el régimen en el que estés dado de alta.

Por ejemplo:

• Ingresos por salarios requieren declaración anual.
• Ingresos por honorarios requieren declaraciones mensuales.

Otras declaraciones menos comunes podrían ser bimestrales, trimestrales o semestrales, dependiendo del tipo de ingreso.

Puedes encontrar un resumen de tus obligaciones en tu constancia de situación fiscal.

Una deducción es un gasto que «cuenta» para el SAT y tiene impacto en el cálculo de tus impuestos.

La lista de posibles deducciones y sus requisitos van a variar dependiendo de tu régimen y actividad. No puede deducir lo mismo una ferretería a un consultorio médico. 

El domicilio fiscal es el domicilio que tienes registrado en el SAT y que aparece en tu constancia de situación fiscal. 

Te van a pedir tu domicilio fiscal, especialmente el código postal del domicilio fiscal, cada vez que pidas una factura de gastos. 

Además, recomendamos que este domicilio se mantenga actualizado, ya que algunas notificaciones del SAT todavía son presenciales. Es decir, va a alguien a tu domicilio fiscal a buscarte. En caso de que el domicilio no esté actualizado, te pueden catalogar como «no localizado», lo cual genera muchos problemas con el SAT.

El nombre oficial es Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), pero existen varios términos para referirse a ellos. Los más comunes son: factura, factura electrónica, recibo de honorarios, CFDI.

Este es un documento fiscal que avala la compraventa de un bien o servicio. Es distinto a un recibo, en el sentido que:

• Tiene un emisor definido. Por ejemplo, tú serías el emisor cuando emites una factura de honorarios.
• Tiene un receptor. Por ejemplo, el paciente.
• Tiene una estructura estandarizada, que se refiere a todos los campos que lleva una factura, los cuales se definen por ley y son los mismos para todos.
• Está registrada en el SAT. Todas las facturas se registran en una base de datos del SAT y son utilizadas por la autoridad para el cálculo de impuestos.

Para emitir una factura de un ingreso, puedes usar la página del SAT (gratis) o distintos sistemas de facturación (de paga).

Para pedir una factura de un gasto, necesitas acercarte con el proveedor y pasarle tus datos fiscales para que ellos la emitan.

Si un paciente te paga tus honorarios, pero no te pide factura, sigue siendo un ingreso que se debe de facturar, declarar y pagar impuestos. El problema es que no tenemos datos para facturar ese ingreso.

Aquí es donde entra la factura global o factura de ventas al público en general.

Este comprobante fiscal engloba todos los ingresos de pacientes que no te pidieron factura en cierto tiempo. Usualmente, se emite una vez al mes por la suma de todos los ingresos sin factura.

Como no tenemos datos de pacientes para emitir la factura, la factura global tiene un RFC y datos fiscales específicos que se deben de utilizar.

También lo vas a escuchar cómo e.firma o FIEL.

Es un conjunto de archivos y contraseña que se utiliza para firmar electrónicamente trámites y documentos. Se compone de:

• Archivo .cer
  • Este se puede descargar por internet.
• Archivo .key
  • No hay manera de recuperar este archivo. Si se pierde, es necesario acudir al SAT para generar una firma electrónica nueva.
• Contraseña
  • Es la que coloca al momento de generar la firma electrónica. No hay manera de cambiarla ni recuperarla. Si se pierde, es necesario acudir al SAT para generar una firma electrónica nueva.

Durante el proceso de generar la firma electrónica, se crea un archivo .req (de requerimiento). Este archivo es temporal y no tiene uso futuro, se puede eliminar.

La firma electrónica vence cada 4 años, se puede renovar la siguiente manera:

• Si sigue vigente y aun cuentas con la e.firma, puedes renovarla por internet.
• Si venció hace menos de un año y aun cuentas con la e.firma vencida, puedes renovarla por internet enviando primero una solicitud a través de SAT ID.
• Si venció hace más de un año o no cuentas con la firma electrónica completa, necesitas acudir al SAT con cita.

El RFC tiene 3 caracteres alfanuméricos al final. Eso se conoce como homoclave. En este RFC de ejemplo, serían los caracteres marcados en rojo.

ECOJ870430H7A

El Impuesto Sobre la Renta (ISR) es el impuesto que pagamos por nuestros ingresos. Por ejemplo:

• Es el impuesto que te retienen cuando tienes nómina.
• Es el impuesto que sale a pagar en tu declaración mensual y/o anual de tus honorarios.
• Es el impuesto que retiene CETES por los intereses generados.
• Etc.

Prácticamente, todos los ingresos pagan ISR. Para los médicos, es el principal impuesto que se paga. Si escuchas «impuesto» en contabildiad médica, es casi seguro que se refiere al ISR.

El Impuesto al Valor Agregado es un impuesto que se aplica a la mayoría de los productos y servicios. Tiene distintas variantes:

• Por ejemplo, honorarios médicos.
• Tasa 0%. Por ejemplo, medicamentos.
• Tasa 8%. Para zonas fronterizas.
• Tasa 16%. Para la mayoría de productos y servicios.

Los honorarios médicos (médico cirujano, dentista y veterinario) son exentos de IVA, pero otros conceptos si deben de incluir el IVA. Por ejemplo:

• Si un doctor factura algo que no es un honorario médico, si puede llevar IVA.
• Honorarios de psicología, nutrición, fisioterapia y enfermería si llevan IVA.

Es un documento emitido por el SAT donde dice si vas al corriente con tus obligaciones. Lamentablemente no es una fuente muy confiable de información:

• Si la opinión está negativa, es importante cumplir con las obligaciones que menciona el documento.
• Si la opinión está positiva, no significa que realmente vayas al corriente. Hay varias omisiones que no aparecen en la opinión o que el SAT tarda mucho en detectarlas. Por ejemplo, si no vas al corriente con declaraciones del RESICO, puedes tener opinión positiva y aun así ser expulsado del RESICO.

Es bastante intuitivo, se refiere a las personas de carne y hueso. Usualmente se usa el término para diferenciarlo de las personas morales (ver el siguiente concepto).

Una persona moral es una entidad formada con un fin específico. Esto incluye:

• Empresas
• Sociedades civiles
• Asociaciones civiles
• Entidades públicas
• Entre otras

Es el «nombre oficial» de una persona física o moral. 

Para personas físicas, simplemente es el nombre completo.

Para personas morales, es el nombre que aparece en el acta constitutiva. Suele ser distinto a la marca comercial. Por ejemplo, Telcel (marca) tiene de razón social Radiomóvil Dipsa.

El régimen de capital nos dice que tipo de persona moral es y lo encontramos como una abreviatura al final de la razón social. Queda más claro si vemos algunos ejemplos de régimen de capital:

• S.A. de C.V.
  • Sociedad Anónima de Capital Variable
• S. de R.L. de C.V.
  • Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable
• S.C.
  • Sociedad Civil
• A.C.
  • Asociación Civil
• Entre otros

Al momento de facturar, no debemos de incluir el régimen de capital como parte de la razón social. Por ejemplo, si le vamos a facturar a Telcel (marca):

• Deberíamos de usar «Radiomovil Dipsa»
• No deberíamos de usar «Radiomovil Dipsa SA de CV»

Un régimen fiscal es el conjunto de reglas, obligaciones y derechos que determinan el Impuesto Sobre La Renta (ISR) dependiendo del tipo de ingreso. Por ejemplo:

• Ingresos por nómina > El ISR se calcula con el régimen de salarios
• Ingresos por honorarios > El ISR se puede calcular en el régimen de actividad empresarial y profesional o en el régimen simplificado de confianza (RESICO).
• Inversiones en CETES > El ISR se calcula en el régimen de intereses.

Es una de las opciones de régimen fiscal para la práctica privada de profesionales de la salud. Es el régimen más recomendado para la gran mayoría de profesionales de la salud que facturan honorarios.

Es un régimen relativamente nuevo, ya que nació en el 2022.

La otra opción de régimen es Persona física con actividad empresarial y profesional.

Es una de las opciones de régimen fiscal para la práctica privada de profesionales de la salud. Este es el régimen por default para honorarios médicos, siendo el RESICO un régimen opcional que puedes tomar si te conviene y cumples con los requisitos.

Cuando una persona física obtiene ingresos de una persona moral, esta última puede estar obligada a retener cierta cantidad de impuestos y entregarlo al SAT. Esta es una de las maneras en las que el SAT se asegura que personas físicas pagan sus impuestos, sin tener que revisar a todas las personas físicas.

Lo vemos de varias maneras, estas son las más comunes:

• Cuando tienes un salario, el patrón está obligado a retener ISR con cada pago y entregarlo al SAT.
• Cuando tienes práctica privada y le vas a facturar a una empresa (una aseguradora, por ejemplo), se debe de agregar una retención de ISR en la factura.

El principal beneficiario de la retención es la persona física porque el impuesto que se retiene cuenta como un pago de impuestos de la persona física. Esto significa que si tus impuestos eran $10,000 pero te retuvieron $9,000, únicamente le debemos mil pesos al SAT. Si no existiera retención, le deberíamos $10,000 al SAT.

La retención más común es de ISR (Impuesto Sobre la Renta), pero también puede haber retenciones de IVA o de impuestos estatales.

El RFC es una clave alfanumérica que utiliza el SAT para identificar a las personas. Podríamos verlo como tu CURP, pero del SAT.

En el caso de personas físicas:

• Se forma por 4 letras derivadas de tu nombre completo
  • Primera letra del primer apellido + Primera vocal del primer apellido+ Primera letra de tu segundo apellido + Primera letra de tu nombre.
  • Jesus Perez Salas = PESJ
• Seguido de 6 números de la fecha de nacimiento
  • 05/03/1990 = 900305
• Y por último 3 caracteres alfanumericos de la homoclave asignada por el SAT.
  • La homoclave siempre termina con un número o con la letra «A».

Los primeros 10 dígitos coinciden con la CURP, solo se agrega la homoclave al final para tener un RFC de 13 dígitos.

En el caso de personas morales, el RFC es de 12 caracteres y se forma por:

• 3 letras derivadas de la razón social
• Seguido de 6 números de la fecha de constitución de la persona moral.
• Termina con 3 caracteres de homoclave.

Al proceso de emitir una factura, se le conoce como «timbrar»:

• Cuando emites una factura de honorarios estás timbrando una factura al paciente.
• Cuando te emiten una factura de gasolina te están timbrando una factura de gasolina.

Es uno de los datos fiscales que lleva una factura. Esto le dice al SAT el uso que le va a dar el receptor a la factura. Es un tema algo complejo, pero repetitivo. Si eres profesional de la salud, hay pocas opciones que vas a usar:

• Al emitir factura a pacientes usualmente usamos D01 – Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios.
• Al emitir factura a empresas o colegas, usualmente usamos G03- Gastos en general.
• Al pedir factura de gastos del consultorio, usualmente usamos G03 – Gastos en general.
• Al pedir factura de deducciones personales, usualmente usamos los que inician con D. Son bastante descriptivos, por ejemplo para la factura de colegiaturas hay uno que dice D10 – «Pagos por servicios educativos (colegiaturas).

Para más detalles puedes revisar nuestras guías de deducciones y de facturación, o consultar a tu contador.